Comment faire un check obligation de retenue

Le check se fait sur checkobligationderetenue.be, le service officiel de consultation mis en ligne par le SPF Finances. Vous entrez le numéro BCE/KBO du cocontractant — celui qui figure sur la facture — et le service affiche le statut applicable. C'est ce statut, et lui seul, qui déclenche ou non la retenue.

Trois registres officiels complètent la lecture du statut : les sources de sécurité sociale pour les dettes sociales, le SPF Finances pour les dettes fiscales, et le registre KBO/BCE pour l'identité de l'entreprise. Dans la pratique, un seul numéro BCE suffit à déclencher la consultation et à rattacher le résultat à la bonne entité.

Statut vert : aucune retenue n'est indiquée pour ce numéro à la date de consultation. Vous payez le montant dû, mais vous notez quand même la date et l'heure du contrôle : c'est la preuve que la vérification a eu lieu.

Statut rouge : le service affiche les pourcentages à retenir selon la nature de la dette — volet fiscal, volet social ONSS ou volet social INASTI. Vous appliquez ces pourcentages sur le HTVA de la facture (montant hors TVA), vous additionnez les volets, puis vous plafonnez le total à 50 % du HTVA.

Les taux de référence ci-dessous servent à contrôler la cohérence de ce qui s'affiche. Le pourcentage affiché par le service à la date de votre consultation reste la source de vérité : c'est lui qui figure dans le dossier.

Deux moments sont non négociables : à la passation du contrat, puis à chaque paiement d'une facture ou d'un acompte. Entre les deux, le statut peut basculer du vert au rouge. Les statuts du service officiel sont actualisés mensuellement : un écran vert n'est fiable que jusqu'à la prochaine mise à jour, il ne se réutilise donc pas pour un virement du mois suivant.

• Signature du contrat : premier statut du cocontractant.
• Chaque facture et chaque acompte : re-check avant le virement.
• Après la mise à jour mensuelle : ne pas réutiliser les verts trop anciens.
• Contrôle interne ou audit : revue des paiements sans preuve datée.

Cette discipline est la même pour la construction, le nettoyage, le gardiennage et la filière viande — seul le taux affiché change d'un dossier à l'autre.

Une PME belge paie une facture de sous-traitance de 10 000 € HTVA. Le service officiel affiche un volet social ONSS de 35 % et pas de dette fiscale. Calcul : 10 000 × 35 % = 3 500 € à retenir et à verser selon les consignes officielles ; le net payé au sous-traitant s'établit sur le HTVA diminué de cette retenue.

Si le même écran indiquait aussi 15 % fiscal, le cumul serait de 50 % (35 + 15), soit 5 000 € sur 10 000 € HTVA — exactement le plafond. Au-delà, on reste à 50 % du HTVA. Pour le chiffrer sans tableur, le calculateur de retenue applique automatiquement ce plafond et affiche le net à payer.

Le contrôle ne porte pas seulement sur le montant retenu, mais sur la preuve que le check a été fait. Pour chaque paiement, conservez cinq éléments : la date et l'heure de la consultation, la source utilisée, le résultat (vert, rouge, pourcentage), le numéro BCE du cocontractant, et le lien avec la facture concernée. Si une retenue est appliquée, ajoutez la preuve de versement auprès du SPF Finances ou de l'ONSS.

La conservation se fait sur plusieurs pistes — dossier facture, dossier retenue, justificatif de versement — et non dans une seule colonne de tableur. Sans cette trace, l'inspecteur voit une retenue non versée ; avec elle, il voit un dossier complet. Le détail des pièces à sortir est décrit dans la liste de pièces pour un contrôle ONSS.

Faire le check à la main fonctionne tant que le volume reste faible. Dès quelques factures par mois, l'écart se creuse entre ce qui est vérifié et ce qui est archivé : la consultation se fait, mais la preuve reste dans un mail, un dossier réseau ou une capture d'écran datée de janvier.

SubCheck reprend la même méthode, à chaque facture : consultation des sources officielles, calcul des volets avec le plafond de 50 % du HTVA, horodatage du résultat et archivage dans le dossier du paiement. Le résultat est le même qu'avec le service officiel — la différence tient à la trace laissée et au suivi.

Pour la méthode derrière l'outil, le guide vérifier la retenue d'un sous-traitant détaille les quatre étapes avant le virement, et la procédure de vérification avant paiement décrit comment dater et conserver chaque consultation.